Datenschutzerklärung Valora Pensionskasse

Zur Erbringung unserer Leistungen und Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten sowie zur Führung unserer Geschäftstätigkeiten erheben und bearbeiten wir Personendaten über Sie. Diese Personendaten bearbeiten wir für folgende Zwecke:

Leistungserbringung und andere interne Zwecke

Zum Zwecke unserer Leistungserbringung und Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten als Pensionskasse (wie z.B. zur Identifizierung der Destinatäre, oder zur Untersuchung oder Verhinderung von Gesetzesverstössen) verwalten wir Ihre Stammdaten, melden Sie für unsere Leistungen gemäss Anweisung Ihres Arbeitgebers an und ab, berechnen Ihre sowie die Beiträge Ihres Arbeitgebers, prüfen den von Ihnen ausgefüllten Gesundheitsfragebogen, tätigen Leistungen und verwalten gemeinsam mit Ihnen Ihren Sparplan.

Ausserdem bearbeiten wir Personendaten zur Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Leistungen. Wir können Personendaten im Rahmen von internationalen Bewertungen und Audits bearbeiten, soweit möglich werden die betroffenen Personendaten dafür anonymisiert.

Zu den vorgenannten Zwecken erheben und speichern wir folgende Personendaten:

• Stammdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht Geburtsdatum, Zivilstand, Beruf)

• Geschäftsdaten (z.B. Löhne, Beschäftigungsdaten, Lohndaten, ehemalige Arbeitgeber und Pensionskassen)

• Zahlungsdaten (z.B. Bankkontoangaben, Mahnungen, Rechnungen, Zahlungseingänge, getätigten Leistungen)

• Sozialversicherungsdaten

• Vertragsdaten (z.B. Leistungsabrechnungen, Daten aus Offerenten und Anträgen, Daten aus dem Gesundheitsfragebogen und aus Arztberichten, Abklärungen zum wirtschaftlichen Hintergrund und wirtschaftlichen Berechtigten, Informationen zu Pensionskassen- und Freizügigkeitskonten, Vorgänge gemäss Leistungsanmeldung bzw. -abmeldung, Daten im Zusammenhang mit Leistungsfällen)

• Kommunikationsdaten
  In Bezug auf die Arbeitgeber, die der Valora Pensionskasse angeschlossen sind, bearbeiten wir insbesondere Name und Kontaktdaten der zuständigen Personen.

myVPK

Im Rahmen unserer Leistungserbringung bieten wir Destinatären und Arbeitgebern eine zentrale Plattform "myVPK" an. Informationen zur Datenbearbeitung auf myVPK finden Sie hier: https://www.valora.com/media/pk/infocenter/downloads/de/datenschutzerklaerung_myvpk_de.pdf.

Interne Geschäftsführung

Wir bearbeiten die oben genannten Personendaten zur internen Geschäftsführung, wie z.B. Dokumentenablage, Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, steuerrechtlichen Zwecken, Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Ausserdem werden die oben genannten Personendaten u.a. für Risikoprüfungen, Prävention von Missbräuchen, interne und externe Untersuchungen und rechtliche Verfahren bearbeitet.

Geschäftspartnerverwaltung

Zur Pflege und Verwaltung unserer Geschäftspartner bearbeiteten wir insbesondere Personenstamm- und Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Position).

Kontaktformular und E-Mails

Sie können ein Kontaktformular (sofern vorhanden) verwenden, um Fragen über uns oder unsere Leistungen zu stellen. Bei der Nutzung des Kontaktformulars werden Sie um die Angabe von Personendaten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und einer Nachricht, die Sie uns übermitteln möchten, gebeten. Sie können uns auch direkt per E-Mail kontaktieren, sofern wir eine bestimmte E-Mail-Adresse angegeben haben. Wir können diese Informationen in unserem berechtigten Interesse verwenden, um mit Ihnen in Kontakt zu treten beziehungsweise auf Ihre Nachricht zu antworten.

Ihre Personendaten werden uns grundsätzlich von Ihrem Arbeitgeber und von Ihnen selbst bereitgestellt. Sofern notwendig für die oben genannten Zwecke werden gewisse Personendaten aus öffentlich zugänglichen Registern oder anderen Diensten erhoben.

Es werden keine automatisierten Entscheide getroffen und keine Persönlichkeitsprofile erstellt.

Wir können Ihre Personendaten den folgenden Empfängerkategorien für die folgenden Zwecke zugänglich machen:

• an unsere Dienstleister und Valora-Konzerngesellschaften in der Schweiz (siehe www.valora.com/de/brands für weitere Details), z.B. für Buchhaltung, Rechnungswesen, Leistungserbringung, Telekommunikation und IT, Kreditauskünfte, Beratung, Revision;

• angeschlossene Arbeitgeber zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten;

• wenn Sie uns ausdrücklich darum bitten;

• wenn die Offenlegung erforderlich ist, um einem Gerichtsbeschluss oder einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen (z.B. an Ihren Arbeitgeber, zuständige Behörden und Ämter, Ausgleichskassen und andere Sozialversicherungen); oder

• wenn die Weitergabe dieser Personendaten im Zusammenhang mit der beabsichtigten Veräusserung, Auflösung oder sonstigen Umstrukturierung unserer Organisation, teilen unserer Organisation oder dem Vermögen unserer Organisation steht.

  Unsere Dienstleister und Valora-Konzerngesellschaften in der Schweiz sind vertraglich verpflichtet, Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu bearbeiten. Darüber hinaus verpflichten wir sie zur Einhaltung technischer und organisatorischer Massnahmen zum Schutz und zur Sicherheit von Personendaten. Unsere Dienstleister und die Valora-Konzerngesellschaften in der Schweiz werden Personendaten nur für die vereinbarten Zwecke verwenden und nicht an Dritte verkaufen oder anderweitig vermarkten.

Grundsätzlich werden Ihre Personendaten in der Schweiz bearbeitet und gespeichert. Ferner werden Ihre Personendaten nur an unseren Hosting-Dienstleister in Deutschland übermittelt und dort gespeichert. Weitere Übermittlungen Ihrer Daten für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung finden nicht statt.

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit der erfassten Personendaten zu gewährleisten, verwenden wir Datennetzwerke, die unter anderem durch branchenübliche Firewalls und Passwörter geschützt sind. Im Rahmen des Umgangs mit Ihren Personendaten ergreifen wir angemessene Massnahmen, um diese Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.

Grundsätzlich bearbeiten wir Ihre Personendaten nur so lange wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes notwendig ist, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte. Wenn der jeweilige Zweck erfüllt ist, werden Ihre Personendaten grundsätzlich gelöscht.

Konkret bedeutet dies z.B.:

• Personendaten von Ihnen, die wir im Rahmen unserer Leistungen bearbeiten, werden für die Dauer der Versicherung der Destinatäre bzw. des Anschlusses des Arbeitgebers bearbeitet. Danach werden sie während zehn Jahren zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

• Solche Personendaten, die Sie im Rahmen Ihrer Registrierung auf myVPK angeben, werden für die Dauer des Bestandes Ihres Accounts gespeichert. Nach Auflösung des Accounts werden Ihre Personendaten noch zwei Jahre aufbewahrt.

Sie können die folgenden Rechte im Zusammenhang mit Ihren Personendaten wahrnehmen:

• Wenn Sie in die Bearbeitung Ihrer Personendaten eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

• Sie haben das Recht, der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen, wenn wir keinen Rechtfertigungsgrund für die weitere Bearbeitung haben (z.B. gesetzliche Pflicht, Vertragserfüllung oder ein anderes berechtigtes Interesse von uns).

• Sie haben das Recht zu erfahren, ob wir Ihre Personendaten bearbeiten, über einzelne Aspekte der Bearbeitung Auskunft zu erhalten und unter Umständen eine Kopie der Daten zu erhalten.

• Sie haben das Recht, die Richtigkeit Ihrer Personendaten zu überprüfen und deren Aktualisierung oder Berichtigung zu verlangen.

• Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen.

• Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, die Bearbeitung Ihrer Personendaten einzuschränken.

Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, Ihre Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, sofern technisch möglich, ungehindert an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Personendaten unrechtmässig bearbeiten oder Ihre mäss geltendem Datenschutzrecht verletzt haben, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei ständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. In der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.

Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen oder wenn Sie sonstige Fragen und Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte (den Kontakt finden Sie im ersten Abschnitt dieser Datenschutzerklärung).

Wir überprüfen unsere Datenschutzerklärung regelmässig und können sie jederzeit ändern. Die Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden wir Ihnen in angemessener Weise mitteilen.